Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung (Zugangseröffnung)

Die Stadt Halle (Saale) bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz, § 3 a VwVfG, eröffnet die Stadt den eingeschränkten Zugang zu folgenden Bedingungen:

 

1.   Formlose Schreiben per E-Mail

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Halle (Saale) ist für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich. Formlose Schreiben bedürfen nicht der eigenständigen Unterschrift.
Für diese Kommunikation per E-Mail sind mehrere Mailadressen, u. a. die zentrale Mailadresse des Dienstleistungszentrums Bürgerbeteiligung, eingerichtet.

 

2.   Formgebundene Schreiben

Schreiben, für die ein Gesetz Schriftform anordnet, wie zum Beispiel Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie rechtskräftig nicht per E-Mail übermitteln. Diese müssen zur Rechtsverbindlichkeit schriftlich mit eigener Unterschrift übermittelt werden.

 

3.   Zugangsbedingungen für E-Mails

Die Stadt Halle (Saale) nimmt keine verschlüsselten E-Mails entgegen.

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden.

Folgende gängige Dateiformate können bis zu einer Größe von 5 MB bearbeitet werden:

• Adobe Acrobat ab Version 4.0 (*.pdf)
• Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen im Rich Text oder TXT-Format (*.rtf, *.txt)
• Microsoft Word ab Version Word 95 (*.doc)
• Microsoft Excel ab Version Excel 95 (*.xls)
• Microsoft Powerpoint ab Version Powerpoint 95 (*.ppt)
• Für Bilder die Formate (*.jpg, *.gif, *.tif)
• Mit Winzip komprimierte Dateien, die sich nicht selbst entpacken  (*.zip)

E-Mails mit folgenden Dateianhängen werden ungelesen abgewiesen:

• Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind
• Dateien mit automatisierten Abläufe/ Programmierungen (z. B. Makros)
• Dateien, die über 5 MB groß sind

Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen, z. B. beim Austausch von Geo-Informationen, ist dies mit dem jeweiligen Empfänger abzustimmen.

 

4.   Web-Formulare und -Dienste

Die Stadt Halle (Saale) bietet Formulare und elektronische Dienste an. Diese sind bevorzugt zu verwenden. Der Datenaustausch über elektronische Formulare und Dienste erfolgt verschlüsselt unter Nutzung der SSL-Technologie mit 128-bit-Verschlüsselungsalgorithmus. Zur Nutzung dieser Web-Formulare benötigen Sie einen Browser, der diese Verschlüsselung unterstützt: Internet-Explorer ab Version 5.5 oder Netscape ab Version 4.7.

 

5.   Umgang mit Spam-Mails

Die Stadt Halle (Saale) filtert unerwünschte E-Mails über eine Software (Spam-/Viren-Filter). Durch den Filter werden die E-Mails geblockt, wenn sie z. B. einen Virus enthalten.

E-Mails mit kommerziellen Absichten (Spam-Mails) werden ebenfalls gefiltert. Dabei können gegebenenfalls auch Ihre E-Mails abgewiesen werden, die durch bestimmte Merkmale fälschlicherweise als Spam identifiziert werden. Sie erhalten dazu keine weiteren Rückmeldungen. Gegebenenfalls informieren Sie sich bitte über andere Kommunikationswege (z. B. Telefon) beim Empfänger über den Erfolg der Übermittlung.

 

6.   Antwort per E-Mail

Die Stadt Halle (Saale) geht davon aus: Wenn Sie die Kommunikation elektronisch eröffnen, erfolgt auch die weitere Kommunikation mit Ihnen grundsätzlich elektronisch, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegen stehen.